La passada setmana vaig fer un resum de la història del correu i les seves principals configuracions, seguiré aquesta explicant els detalls per treballar més profitosament amb el correu.
Quins clients podem fer servir?
Els clients de correu són els programes amb els quals podem llegir el correu.
La majoria d’usuaris de Gmail o de Yahoo només necessiten un navegador per poder llegir-lo, o una app al seu mòbil, són els que coneixem com a correus webmail i que, sense cap programa podem llegir-los.
La resta d’usuaris, tot i que també poden fer servir sistema de webmail a mida, que es feien servir molt quan no acostumàvem a portar el mòbil a tot arreu, es llegeixen amb clients específics i, pels nostàlgics, un record per l’Eudora, que encara funciona sota la fundació Mozilla.
- L’outlook de Microsoft, per equips Windows i Mac, molt usat quan el suport del teu correu és un servidor Exchange.
- El thunderbird de Mozilla, un programa de codi obert per equips Windows, Mac i Linux
- El mail d’Apple, per equips Mac.
Cada programa de tractament de correu té les seves particularitats i, segurament, ens hem acostumat a les seves ‘coses’, així que fer canvis de programa, cosa que intenta fer la competència com Postbox, per Windows i Mac. Si feu un ús intensiu del correu us pot interessar donar-li una ullada.
i tots els correus es poden llegir amb els clients de mobilitat de cada sistema, IOS i Android o, fins i tot, Windows Mobile.
El correu brossa
El correu brossa o correu no sol·licitat és aquell correu que ens dóna consells per ‘enlarge your pennis’ o t’intenta vendre solucions pels problemes de la teva vida.
La realitat és que no aconseguirem esborrar-lo, però podem aprendre a conviure amb ell amb els programes anti-spam dels proveïdors de correu i els que nosaltres podem tenir en el nostre programa.
És important que ‘ensenyem’ al nostre client o al webmail què és i què no és correu brossa, marcant-lo perquè el detector pugui anar aprenent i millorant perquè una bona part del funcionament està en l’aprenentatge de què nosaltres considerem o no correu brossa.
Com fer còpies?
Hi ha dues maneres de fer-ho, la més ‘normal’ és fer una còpia dels arxius que el programa de mail crea en el nostre ordinador, però això no ens cobreix els programes com Gmail o Yahoo que sempre tenen els arxius als servidors i nosaltres accedim per webmail.
Un bon exemple és KLS Mail Backup, de Kis Soft, per Windows i gratuït, que permet fer còpies a discos locals, però també a discos en xarxa, a Amazon o a servidors WebDAV i FTP per tenir una còpia fora de casa.
La segona manera de fer còpies és un programa que es connecta al servidor a on tinguem el mail i baixa específicament tots els nostres correus pel programa de còpia.
Un exemple de la segona opció per fer còpies és MailStore Home, també gratuït i per Windows, i permet fer còpies de Gmail, Yahoo o Exchange Online, però no té les opcions per fer còpies externes.
I l’exemple dels millors programes per fer còpies són aquells que fan còpies de qualsevol dels dos sistemes i, a més a més, et deixen els mails en format consultable, els dos casos que cito, Mail Backup X i Email Archiver Pro, per Mac OSX i de pagament, deixen els mails en format pdf perquè els puguem llegir desconnectats i els tinguem ben endreçats, és una cosa diferent de la còpia dels mails, és el que se’n diu Arxiu dels mails.
No us penseu que fer còpies o arxivar els mails ho heu de fer per seguretat, si sou una empresa subjecte a les normes de la SEC, d’acord, són empreses grans però si esteu creant la propera start-up que ho petarà tot cal que n’estigueu al corrent perquè esteu obligats a tenir còpia de totes les comunicacions de l’empresa i de tots els empleats, ja sigui via correu, missatgeria, telèfons, etc. etc., i si no sou tan grans, us puc donar unes quantes raons per arxivar el mail:
- Preservar la informació
- Protecció de la Propietat Intel·lectual
- Processos legals
- Recuperació de desastres
- Monitoratge del contingut dels mails
- Polítiques de retenció del correu
Donem confirmació de rebuda?
De vegades rebem algun correu que ens demana si volem confirmar la rebuda del nostre correu, molt resumidament, no serveix per a res perquè només funcionaria si tots els usuaris el fessin servir.
Certificació i validesa jurídica
Els mails seran vàlids en un judici si tu ets l’emissor o receptor del mail, per reforçar la força del correu podem donar informació de la capçalera, és indispensable citar quin servidor l’ha enviat i quin servidor l’ha rebut.
Si, a més a més, fem servir un servei de certificació del correu, similar al burofax, evitarem que l’altra part intenti impugnar un correu ‘normal’. Aquestes empreses certificadores guarden i certifiquen davant notari les dades de comunicació, l’acús de rebuda, les dates d’enviament, el contingut exacte del correu, la identitat del remitent i el destinatari i les adreces IP, i tota aquesta informació fa que la prova del correu tingui valor indiscutible a un jutjat.
Al web dels nostres amics de lleida.net teniu un exemple de com és un certificat de correu electrònic.
Com fer una firma
Els correus acostumen a acabar amb una firma i cada vegada està més de moda posar una firma ben cridanera que parli de nosaltres i que transmeti el que volem dir com empresa o com a persona, la nostra identitat professional, a banda de donar tots els detalls de contacte perquè ens puguin trobar.
WiseStamp ofereix dissenys personalitzats de firmes pels principals clients de correu, Outlook, Thunderbird o Mail d’Apple i una extensió pel vostre navegador pels principals webmails, Gmail, Yahoo, Outlook, Office 365.
Hubspot també és un web que us permet dissenyar la vostra signatura.
I, finalment, htmlsig també us ofereix una signatura gratuïta, proveu de veure quins dels dissenys predeterminats us agrada més.
I, si voleu ser dels millors, podeu afegir, en lloc d’una foto estàtica, un gif animat que li donarà vida, de llocs a on trobar-ne n’hi ha moltíssims, només us en deixo dos, gifanimados.com i gifanimados.org, i ja tindreu prou feina per escollir un gif animat dels milers que tenen.
La setmana que ve parlaré d’una part molt important del correu, com garantir que som nosaltres qui enviem correu en el nostre nom i com xifrar-lo per comunicacions confidencials.
