Aquests dies s’està sentit parlant molt de reunions i pactes, les agendes dels polítics segur que treuen fum. Avui la secció anirà sobre agendes, reunions i maneres de treballar en equip, per això parlarem de planificació a curt, mig i llarg termini, com compaginar l’agenda dels esdeveniments de les diferents xarxes en una sola i, preferiblement, tenir-la a L’abast al mòbil amb alertes acústiques
Gestió dels contactes
No us ha passat mai que volíeu escriure un mail a algú o volíeu buscar un telèfon i no aconseguíeu trobar-lo?, encara que n’estàveu segurs que teniu les dades d’aquella persona, que us havia enviat un mail per algun lloc que ara no recordàvel, perquè vosaltres sou dels que feu servir diversos sistemes de mail o de missatgeria, les aplicacions que reuneixen tots els vostres contactes són la vostra solució.
La versió Apple és Cobook i FullContact per IOS i el seu objectiu és que tots els teus contactes siguin accessibles a qualsevol lloc, via telèfon, web i gmail. Una opció molt preuada és la capacitat d’escanejar una targeta de visita i passar-la directament a contactes. El que fa és importar contactes de moltes fonts i lligar-los amb links. Actualment ‘barreja’ contactes de facebook, twitter, AngelList, Foursquare, Google, Instagram i Xing. La versió per gmail té un ‘add-on’ per Chrome que permet que treballis amb Gmail a Chrome amb tots els teus contactes a la teva disposició.
Un altre programa, també per Mac IOS i web, però amb versió per Android, és Brewster, que connecta amb Facebook, Foursquare, Google, Instagram, Twitter, LinkedIn, i els vostres contactes d’iPhone. Els de Brewster, en lloc de portar-los tots i crear link entre els contactes, intenten sincronitzar-los i crear una sola fitxa per un mateix contacte, cosa que segons com es miri, pot ser una mica perillós.
Jo no he sabut trobar una aplicació similar per a windows o Linux, el que més s’apropa és fer servir una app d’Android com la de Brewster per organitzar els contactes i fer-los sincronitzar amb Google Mail, però aquesta solució – xapusa no dóna resposta per outlook, que és l’aplicació més utilitzada en l’entorn PC.
Gestió del temps
Ja he parlat moltes vegades de com organitzar les nostres feines i el nostre temps amb Wunderlist que acaba de ser comprat per Microsoft, però a la xarxa podem trobar moltes més maneres de fer el mateix o de completar el que una gran aplicació com Wunderlist no acaba de fer perfectament.
Una que només pel seu nom val la pena tenir en compte és ‘Remember the Milk’ que integra el Google Calendar o el calendari d’Outlook per gestionar les vostres feines i que té com a objectiu que no us torneu a oblidar la llet quan aneu de compres al súper i ja no serveix aquella antiga cita que deia que el més important quan fas una llista de la compra és recordar-se de portar-la al súper, perquè ‘remember the milk’ la pots portar en el teu iPhone, el teu Android i, fins i tot, en la teva Blackberry!
Amb això de gestionar les feines cadascú té les seves manies i la meva particular es diu 2Do, per Mac, IOS i Android i en català, un gestor relativament senzill perquè no pot portar grups de treball, però molt simple i perfecte per una persona i que segueix la filosofia GTD (Get Things Done).
I per saber a qui hem de facturar el nostre temps, toggl una eina indispensable per saber a on hem estat, què hem fet i a qui hem de facturar el que hem fet. Amb versions per a totes les plataformes que us penseu que existeixen, i les que no sabeu també, us permet tenir un nombre il·limitat de projectes i clients, dividits en projectes i subprojectes per grups de treballs o persones individuals i assignar el temps utilitzat a per a cada client.
Veureu que el primer que fa, per predicar amb l’exemple, és comptar el temps que esteu veient el seu web, perquè al final us pregunteu a quin projecte heu de carregar ‘la despesa’.
Si voleu poder fins i tot donar accés al sistema als vostres clients perquè ells puguin veure, no modificar, quins recursos estan fent servir (i quina factura els hi arribarà).
Una aplicació similar és Tick, similar però molt diferent, perquè en lloc d’anar sumant el temps dedicat a un projecte o client, resta. Vosaltres assigneu un volum d’hores previstes per fer una feina o un volum d’hores contractades i el sistema de Tick va restant les hores ja utilitzades.
Virtualització
Quan no es pot assistir a una reunió presencialment però volem que es senti la nostra veu i volem fer aportacions ens podem virtualitzar gràcies a les vídeo conferències
Una mica més que Skype, és MeetingBurner un servei online, sense descàrrega de cap software que s’integra amb Skype i permets transmetre la pantalla del gestor de la vídeo conferència, gravació d’arxius d’àudio, interaccions dels usuaris, i gratuït fins a 10 usuaris simultanis (sense gravacions)
Una de les millors eines és Meetin.gs, s’integra amb les eines de Google i d’entrada permet planificar la reunió amb les agendes dels participants i quan està acordada, automàticament et reserva el temps a la teva agenda. Permet seguir una reunió des del mòbil i s’integra amb Skype, Hangouts, sistemes de vídeo conferència o pràcticament qualsevol sistema que tinguem. El cost mensual és de 12$ per l’organitzador, sense límit de nombre reunions ni de participants.
I no us oblideu de TinyChat per la seva integració amb Facebook o Twitter, les videotrucades en grup d’Skype o Google i els seus Hangouts, llegiu en aquest link la propaganda de Google per què feu servir el seu sistema.
Treball al núvol
A l’hora de redactar documents perquè totes les veus es vegin reflectides i valorades es pot treballar en un únic document comú penjar al núvol (ja vas dedicar un programa, pots fer un resum)
Recordeu el que explicava el gener del 2014 del treball en equip, primera, segona i tercera part, i com compartir documents al núvol:
- Dropbox
- iCloud
- Google Drive
- i d’altres com Box, OneDrive ( abans SkyDrive) o Syncplicity
o com poder treballar en el mateix document de forma simultània:
- Google Docs
- Evernote
o la gestió de tasques de Wwunderlist, ja veieu que això ve de lluny 🙂
Presentació dels resultats de les reunions
A la mateixa empresa, clients, mitjans de comunicació no us oblideu del final d’una feina, la presentació dels resultats de la feina. Fa poc, el 29 de maig parlava de Prezi i de com presentar o resumir apunts per un examen, el mateix es pot aplicar a la presentació d’una feina, perquè un bon treball necessita una bona presentació.
Recordeu fer servir les alertes al mòbil per recordar terminis, presentacions , reunions, etc, la feina l’heu de fer vosaltres però una bona organització prèvia ajuda en la realització de la tasca
Hola Joan,
Felicitats pel programa, no me’n perdo ni un. Només et volia comentar que vaig trobar a faltar una alternativa senzilla que és la que jo fai servir: solució integral Google.
1. Per tenir tots els contactes agrupats: utilitzar només el gmail contacts. Es sincronitzen perfectament a tots els dispositius. Trobo que tenir diferents agendes és complicar-se la vida (potser) innecessàriament.
2. Gestor de tasques. Potser el 2Do és més agradable estèticament, però per a les tasques d’una persona sóla es pot fer servir les tasks del Google calendar i no cal complicar-se la vida ams més app’s.
La cosa és que no saps quan duraran aquestes app’s mentre que amb Google ho tens tot allà, salvat al núvol i ho pots baixar o exportar fàcilment.
Només això. Ja entenc que per necessitats corporatives això és insuficient i el que vas proposar és fantàstic, però per a un individu potser no cal complicar-se massa la vida.
Salut i república!