Per a què serveix l’Excel?

Tinc un problema que crec que és bastant generalitzat: no arribo a final de mes i a sobre, amb tants maldecaps i estrès, no puc estabilitzar el meu pes. Sort que domino l’Excel, que és quelcom més que un full de càlcul. Té moltes funcions i serveix per a un munt de coses. Com sempre us les explicaré tot seguit, però abans mostro a en Martí una gràfica del meu pes del darrer any que, evidentment, no penso fer públic aquest moment.

L’Excel, amb el temps, s’ha convertit en un nom genèric per anomenar un full de càlcul (spreadsheet en anglès, encara que l’autèntic full de càlcul original de paper era conegut com a WorkSheet). Un full de càlcul permet de fer operacions matemàtiques, de molt senzilles a molt complexes, analitzar dades, crear taules, gràfics i fer petits bancs de dades. La principal habilitat i el que va constituir un autèntic boom és que recalcula les dades immediatament d’haver-se introduït una nova dada o canviat una dada existent, aquesta necessitat és el que va fer encendre la bombeta a Dan Bricklin, el creador del primer full de càlcul.

 

L’Excel, ara, és un programa que pertany a l’Office de Microsoft, en versions per a Windows i per a Mac. Va néixer el 1985 com a programa exclusiu per a Mac: era la versió gràfica i molt millorada del Multiplan de Microsoft per a MS-DOS del 1982, en versió text i en versió gràfica per a Mac el 1983, i volia competir amb el líder que era Lotus 123 per a MS-DOS que havia aparegut al mercat el 1983. La versió Windows d’Excel va sortir al mercat el 1987, en temps del Windows 2.0. I la versió Lotus el 1988, massa tard, i això li va fer perdre molts clients.

Els altres programes de full de càlcul són el de LibreOffice, de programari lliure i successor de l’OpenOffice; el Numbers, programari privatiu d’Apple; el Google Sheet, que forma part del Google Docs de Google, i el Gnumeric, també de programari lliure, que forma part de l’escriptori GNome.

Per a telèfons i pissarretes, mentre l’Excel no va estar disponible el rei va ser Documents To Go de Dataviz, ara encara domina el mercat. Però l’aparició del rei, encara que molt car, l’ha fet trontollar.

El primer full de càlcul s’anomenava VisiCalc de Software Arts. Creat per Dan Bricklin, va aparèixer al mercat el 1979 per a l’Apple II. S’explica que Bricklin es va inspirar en una classe on assistia a Harvard quan es va adonar de la feinada que representava refer els càlculs d’un problema quan el professor es va adonar d’un error al començament de la solució i va pensar que ell podia simular les operacions en un ordinador. Un dels problemes que no van aconseguir resoldre va ésser d’encabir el programa en 16 kbytes (sí, kbytes!): al final es necessitaven 32 kbytes per a executar-lo. Per sort, els primers Apple II van sortir al mercat amb 48 kbyts de memòria RAM. Durant dotze mesos només es podia aconseguir en versió Apple II i va ser la primera ‘killer application’ que va fer vendre molts ordinadors al senyor Steve Jobs. De fet, en aquella època s’explicava que la gent comprava ordinadors de 2.000 dòlars per fer córrer un software de 100 dòlars, que és el que valia el VisiCalc. Fixeu-vos el que deia Steve Jobs en una entrevista el 1996:

‘There have been two real explosions that have propelled the industry forward. The first one really happened in 1977 (es va equivocar, era el 1979), and it was the spreadsheet. I remember when Dan Fylstra, who ran the company that marketed the first spreadsheet, walked into my office at Apple one day and pulled out this disk from his vest pocket and said “I have this incredible new program — I call it a Visual Calculator,” and it became VisiCalc. And that’s what really drove — propelled — the Apple II to the success it achieved.’

El principal ús per al qual es va crear és el d’ésser una eina per a la comptabilitat. Suposo que a tothom sonen les paraules ‘deure, haver i saldo’, oi? Doncs en la creació de fulls de càlcul per a la comptabilitat o en els dels comptes casolans no és imprescindible saber què volen dir, però hi ajuda. Per portar l’economia domèstica, per exemple, i poder arribar a final de mes com us deia abans podem crear plantilles per omplir amb els nostres números. Per facilitar-vos la tasca us indicaré uns vincles que podeu fer servir.

Què és aquest descontrol d’extensions?

Trobareu arxius amb extensió xls, xlsx, odt…

Si són extensions de quatre caràcters, ja pertanyen a les darreres versions d’Excel de Microsoft:

xlsx – és un full de càlcul de la nova versió (2007/2010/2013)
xltx – és una plantilla

ods – full de càlcul amb estàndard obert (de LibreOffice)
ots – plantilla de full de càlcul amb estàndards oberts
xls – és un full de càlcul tradicional, la millor versió per a compartir fitxers entre usuaris (97/2999/XP/2003)
xlt – és una plantilla de la versió tradicional

csv – és un full amb dades separades per comes, un sistema òptim per a transferir dades entre sistemes i aplicacions

També hi ha, però són poc importants ja, els formats:

xlsb, xltm, xml, xlam i xla

I, finalment, el format txt

txt – text, normalment encolumnat

A tots els efectes, una plantilla és idèntica a un full de càlcul, però a l’hora d’obrir-la s’oblida del nom perquè no la facis malbé quan guardes el nou document.

Idees per fer amb l’Excel

Una manera d’entrar al món de l’Excel és descobrir les plantilles que us poden donar una solució als vostres problemes. A can LibreOffice trobareu molts projectes. Per a trobar les plantilles que us comento, poseu el nom de la plantilla a l’entrada de cerques.

El Personal Checbook Register, per a portar el compte corrent de casa.

El Gasoline Consumption Calculator, per a controlar el consum de gasolina del cotxe.

El Body Parameters Monitor, que permet de fer un control de les variables del vostre cos (glucosa a la sang, pressió sanguínia, pes, IMC i temperatura); una Rosa dels Vents (WindRose) molt recomanable per a veure com funciona un full de càlcul multilingüe…

Si sou dels qui factureu la vostra feina per hores treballades, us One Person Many Projects (encara que el títol és en anglès, la plantilla és en català), on podreu anar apuntant la feina que feu per als clients.

I aquí se’ns acaba el temps del programa…

Aquestes han estat algunes de les múltiples aplicacions d’Excel comentades avui. Com veieu, no cal ésser un expert financer ni economista, sinó que tothom pot treure profit d’aquesta eina diria que tan ‘desconeguda’ i desaprofitada. Us animo a intentar-ho i, si teniu problemes, els discutirem via Twitter a @jjofra. La setmana vinent parlarem de la manera de fer gràfics i què són les macros d’Excel.